I. MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Công tác hành chính văn phòng

- Thực hiện các công việc hành chính thường nhật của Văn phòng TP.HCM: quản lý văn phòng phẩm, tài sản, chi phí hành chính, công văn, hồ sơ và chứng từ.

- Phối hợp tổ chức các cuộc họp, sự kiện, chương trình tiếp đón khách tại văn phòng.

- Theo dõi, quản lý lịch làm việc, lịch họp và công tác hậu cần phục vụ hoạt động của văn phòng.

- Thực hiện thanh toán, đề xuất chi phí và các thủ tục hành chính theo quy định của Tập đoàn.

- Phối hợp với các đơn vị nội bộ nhằm đảm bảo hoạt động vận hành văn phòng thông suốt.

2. Công tác đối ngoại và lễ tân cấp cao

- Hỗ trợ đón tiếp, làm việc và chăm sóc các đoàn khách, đối tác, khách ngoại giao và lãnh đạo cấp cao đến làm việc tại Văn phòng TP.HCM.

- Phối hợp chuẩn bị hậu cần, tài liệu, lịch trình và các công tác liên quan phục vụ các buổi làm việc, gặp gỡ đối ngoại.

- Duy trì mối quan hệ và phối hợp hiệu quả với các đơn vị, đối tác bên ngoài theo phân công.

- Tham gia hỗ trợ tổ chức các chương trình, sự kiện đối ngoại, hội nghị, hội thảo và các hoạt động kết nối đối tác của Tập đoàn tại khu vực phía Nam.

- Đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp và tiêu chuẩn dịch vụ trong công tác đón tiếp, đối ngoại.

3. Báo cáo và các nhiệm vụ khác

- Thực hiện các báo cáo hành chính định kỳ theo yêu cầu.

- Hỗ trợ các công việc khác theo phân công của lãnh đạo Văn phòng.

II. YÊU CẦU ỨNG VIÊN

1. Trình độ & Kinh nghiệm

- Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các chuyên ngành Hành chính, Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ, Du lịch, Khách sạn hoặc các ngành liên quan.

- Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính, lễ tân, đối ngoại hoặc trợ lý văn phòng.

- Ưu tiên ứng viên đã từng làm việc trong môi trường tập đoàn, doanh nghiệp lớn hoặc có kinh nghiệm tiếp đón khách VIP, đối tác cấp cao.

2. Kỹ năng

- Kỹ năng giao tiếp, ứng xử và xây dựng mối quan hệ tốt.

- Tác phong chuyên nghiệp, chỉn chu và khéo léo trong các tình huống đối ngoại.

- Kỹ năng tổ chức công việc, quản lý thời gian và xử lý nhiều đầu việc cùng lúc.

- Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).

- Tiếng Anh giao tiếp khá là lợi thế.

3. Phẩm chất

- Nhanh nhẹn, tinh tế, cẩn thận và có tinh thần dịch vụ.

- Chủ động, trách nhiệm và bảo mật thông tin tốt.

- Có khả năng làm việc dưới áp lực và linh hoạt theo yêu cầu công việc.

III. QUYỀN LỢI

- Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động tại một trong những Tập đoàn hàng đầu Việt Nam.

- Thu nhập cạnh tranh và thưởng theo hiệu quả công việc.

- Hưởng đầy đủ chế độ BHXH, BHYT, BHTN và bảo hiểm sức khỏe Sun Care.

- Ưu đãi nội bộ trong hệ sinh thái Sun Group (nghỉ dưỡng, vui chơi giải trí, chăm sóc sức khỏe...).

- Cơ hội học hỏi, phát triển kỹ năng đối ngoại, hành chính và làm việc với các đối tác, lãnh đạo cấp cao.

- Tham gia các chương trình đào tạo và phát triển nghề nghiệp của Tập đoàn.