-    Quản lý hòm mail CSKH của BQL và soạn thảo nội dung email phản hồi, xin GĐ BQL phê duyệt nội dung trước khi phát hành gửi Cư Dân/Khách hàng

-    Hướng dẫn/trực tiếp xử lý các yêu cầu/phàn nàn nếu trong thẩm quyền. Ngoài  thẩm quyền, báo cáo GĐ về tình hình dịch vụ khách hàng, Đề xuất phương án xử lý; hỗ trợ cư dân, khách hàng kịp thời và nhanh chóng

- Giám sát, hướng dẫn và hỗ trợ Nhân viên Lễ tân trong công tác tiếp nhận, phân loại, xử lý ý kiến khách hàn

-    Đảm bảo cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng cho cư dân/ khách thuê được đầy đủ, kịp thời, đúng trách nhiệm

+  Soạn thảo, xin duyệt và phát hành các công văn/thông báo thường xuyên/phát sinh liên quan đến dịch vụ BQL cung cấp

+  Giám sát/ quản lý công việc của nhân viên đảm bảo thực hiện tốt công việc được giao

+  Kiểm soát thông tin trong nhóm CD (Zalo/Facebook…) để kịp thời xin ý kiến/phê duyệt nội dung phản hồi

+  Kiểm soát thông tin các căn hộ đăng ký thi công; chuyển đồ ra vào Tòa nhà đảm bảo đúng theo danh sách và quy định.

+ Làm thẻ xe CD/TTTM

+  Kiểm tra thông tin/yêu cầu phát sinh được nhập liệu trên hệ thống hàng ngày để kịp thời phát hiện những trường hợp chưa được xử lý và push các bộ phận liên quan

- Phối hợp bộ phận kĩ thuật và An ninh trong việc xử lý phát sinh liên quan đến lỗi/sự cố ảnh hưởng đến Cư dân và Khu Căn hộ. Trong trường hợp phát hiện thấy lỗi/sự cố bất thường cần báo BP Kỹ thuật để yêu cầu phương án/thời gian xử lý. Tiếp tục follow cho đến khi lỗi/sự cố được khắc phục.

- Hướng dẫn đào tạo nhân sự trong bộ phận/ Đào tạo nhân sự mới

- Hướng dẫn/ đào tạo cập nhật cách thức xử lý công việc/ Tiếp cư dân, khách hàng cho nhân sự trong phòng

- Tham gia tổ chức các sự kiện dịp Lễ hội, kỷ niệm…cho Cư dân/ Khách hàng tại Tòa nhà (Tết thiếu nhi 1/6; Trung Thu, Noel, Tết Dương lịch, tết Nguyên đán)

NẮM RÕ TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA GIAN HÀNG VÀ QUẢN LÝ THEO DÕI CÔNG NỢ

-  Thực hiện phát hành thông báo thu phí hàng tháng/nhắc nợ và cắt dịch vụ (nếu có)

- Kiểm soát việc thu hồi công nợ để có phương án thu hồi phí dịch vụ hàng tháng nhanh nhất (gọi điện/nhắc trực tiếp) trong thời gian thu phí hàng tháng.
- Đề xuất các biện pháp xử lý nợ xấu.

QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH VÀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG

- Tổ chức quản lý và lưu trữ các hồ sơ liên quan đến Căn hộ;
- Kiểm soát thực hiện các tiêu chuẩn, hướng dẫn thực hiện công việc cho bộ phận CSKH và phối hợp với các bộ phận khác;
- Đảm bảo sử dụng hiệu quả các phần mềm quản lý , đề xuất các biện pháp, các ứng dụng hệ thống quản trị thông tin hiện đại, tiên tiến phù hợp với mô hình hoạt động của bộ phận.