1. Nhiệm vụ và trách nhiệm chính

1.1 Công tác hành chính:

• Thực hiện các công tác hành chính văn phòng: quản lý văn phòng phẩm, tài sản, đồng phục, con dấu, hồ sơ – tài liệu hành chính.
• Theo dõi và quản lý các chi phí hành chính của công ty.
• Phối hợp thực hiện công tác hậu cần cho các hoạt động nội bộ, họp, đào tạo và sự kiện của công ty.
• Soạn thảo, lưu trữ và quản lý các văn bản, công văn, thông báo, quyết định hành chính.
• Theo dõi việc thực hiện nội quy, quy định hành chính tại các khu vực vận hành cảnh quan cây xanh.

1.2 Công tác chấm công:

• Tổng hợp chấm công, theo dõi tăng ca, nghỉ việc của nhân sự bộ phận vận hành và lao động thời vụ.
• Kiểm tra tính chính xác của dữ liệu công, phối hợp với các bộ phận để xử lý sai lệch phát sinh.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ của các chế độ liên quan cho người lao động.
• Quản lý hồ sơ nhân sự, cập nhật dữ liệu nhân viên theo quy định.

1.3 Hỗ trợ tuyển dụng:

• Hỗ trợ đăng tuyển, sàng lọc hồ sơ và liên hệ ứng viên theo kế hoạch tuyển dụng.
• Sắp xếp lịch phỏng vấn, chuẩn bị hồ sơ tuyển dụng và phối hợp đón tiếp ứng viên.
• Theo dõi tình trạng tuyển dụng và cập nhật báo cáo tuyển dụng định kỳ.
• Hỗ trợ tiếp nhận nhân sự mới và hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ đầu vào.

1.4 Công việc thư ký:

• Sắp xếp lịch họp, lịch công tác và nhắc lịch cho Ban Giám đốc.
• Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, biên bản họp và theo dõi tiến độ các đầu việc được giao.
• Tiếp nhận, phân loại và theo dõi các văn bản trình ký.
• Hỗ trợ công tác điều phối, liên hệ và làm việc với các phòng ban, đối tác khi có yêu cầu từ Ban Giám đốc.
• Thực hiện các báo cáo tổng hợp, báo cáo vận hành theo chỉ đạo.

1.5 Quản lý hợp đồng lao động thời vụ:

• Theo dõi danh sách lao động thời vụ theo từng khu vực vận hành.
• Soạn thảo, quản lý và lưu trữ hợp đồng lao động thời vụ theo đúng quy định.
• Theo dõi thời hạn hợp đồng, gia hạn hoặc thanh lý hợp đồng khi cần thiết.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo đầy đủ hồ sơ pháp lý và thanh toán cho lao động thời vụ.

2. Yêu cầu công việc

2.1 Trình độ học vấn:

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Hành chính, Quản trị nhân sự, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan.

2.2 Kinh nghiệm:

• Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm ở vị trí Hành chính – Nhân sự hoặc Thư ký hành chính.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực vận hành, dịch vụ, cảnh quan cây xanh hoặc môi trường đa địa điểm.

2.3 Kiến thức và kỹ năng:

• Hiểu biết về quy trình hành chính, quản lý hồ sơ lao động và chấm công.
• Có kỹ năng tổ chức công việc, quản lý hồ sơ và theo dõi tiến độ tốt.
• Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Kỹ năng giao tiếp, phối hợp và xử lý tình huống tốt.
• Có khả năng làm việc độc lập và chịu được áp lực công việc.

2.4 Phẩm chất cá nhân:

• Cẩn thận, trách nhiệm, bảo mật thông tin tốt.
• Chủ động, linh hoạt và có tinh thần hỗ trợ.
• Tác phong chuyên nghiệp, nhanh nhẹn.