Mô tả công việc
- Tiếp nhận công văn, giấy tờ Hành chính gửi đến Công ty, và chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết.
- Đầu mối gửi các công văn, giấy tờ, văn bản Hành chính đến các Bộ phận/phòng/Ban khác.
- Phân loại và phân phối công văn cho các bộ phận, tra cứu, cung cấp tài liệu hồ sơ theo yêu cầu.
- Tổ chức lưu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan. Sắp xếp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luân chuyển hồ sơ.
- Giữ bí mật nội dung các công văn giấy tờ, tài liệu…
- Thu xếp in ấn, photocopy tài liệu khi cần thiết.
- Tạo email cho nhân sự mới, quản lý địa chỉ mail và số điện thoại nội bộ
- Quản lý, cấp phát các mẫu liên quan đến hành chính như: sổ nội quy Công ty, sổ tay kỷ luật lao động, Nội quy nhà ở khu nội trú, các thông tin khác ….
- Tổng hợp các yêu cầu mua sắm và cấp phát liên quan đến văn phòng phẩm, nước uống, đồng phục, bảo hộ lao động, tài sản nhỏ… các đồ dùng thông thường
- Set up bàn ghế, sắp xếp chỗ ngồi cho nhân sự mới
- Chuẩn phòng họp theo yêu cầu, ghi biên bản cuộc họp và theo dõi công việc thực hiện
- Tổ chức thực hiện các hội thảo, hội nghị, party, sinh nhật…
- Chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài sản, thiết bị tại văn phòng.
- Giám sát công tác vệ sinh khu vực văn phòng làm việc.
- Soạn thảo văn bản theo chỉ đạo của cấp trên.
