MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Nhận thông tin, tư vấn, kiểm tra tình trạng & bố trí dịch vụ tại các Dự án Sungroup quản lý

• Nhận thông tin đặt dịch vụ tại các Dự án qua mail cá nhân và số điện thoại hoặc từ yêu cầu trực tiếp của Lãnh đạo
• Hỗ trợ tư vấn kịp thời, chính xác & nhiệt tình cho đầu mối đặt dịch vụ về các nhu cầu của KNG
• Kiểm tra tình trạng dịch vụ theo yêu cầu với các Dự án
• Phản hồi thông tin cho đầu mối đặt dịch vụ & gởi mail bố trí dịch vụ cho Dự án nếu kiểm tra tình trạng dịch vụ ổn thỏa
• Kịp thời xử lý các dịch vụ nếu có các yêu cầu phát sinh

2. Theo dõi và bổ sung Tờ trình sử dụng dịch vụ cho các Dự án

• Tổng hợp chi phí phát sinh trong thời gian Khách ngoại giao lưu trú tại các Dự án và trình phê duyệt chi phí.
• Theo dõi tình trạng Tờ trình sử dụng dịch vụ tại các Dự án.
• Đốc thúc các đầu mối tại các dự án để tổng hợp chi phí sau ngày khách sử dụng các dịch vụ hoặc nhờ sự can thiệp của Ban Thanh Tra nếu quá lâu ngày vẫn chưa nhận được theo quy trình Khách ngoại giao đã được ban hành từ Tập Đoàn.
• Hoàn thành các thủ tục thanh toán các dịch vụ cho các dự án KNG đã sử dụng.

3. Báo cáo Khách ngoại giao

Cuối mỗi ngày Báo cáo đến Lãnh đạo tổng hợp KNG phát sinh trong ngày, nhắc nhở các trường hợp KNG quan trọng, cần lưu ý cho Đại diện CĐT, đầu mối lưu ý công tác tiếp đón KNG

4. Công tác chuẩn bị & Tiếp đón các Đoàn KNG quan trọng của Tập đoàn

• Nhắc nhở, thông báo cho Đại diện CĐT về các trường hợp khách ngoại giao quan trọng, cần lưu ý trong công tác tiếp đón tối thiểu 1 ngày trước khi khách check-in.
• Hỗ trợ Đại diện CĐT trong các tác chuẩn bị phòng, dịch vụ trước khi khách check-in/sử dụng dịch vụ. Đảm bảo mọi việc đều hoàn thiện, chỉnh chu
• Trong quá trình đón tiếp khách cần chu đáo, nhiệt tình, quan sát, lắng nghe kỹ để hỗ trợ kịp thời hoặc nhờ hỗ trợ từ Đại diện CĐT hoặc đơn vị vận hành nếu có bất kỳ phát sinh nào từ lúc khách check-in và cho đến khi khách check-out.
• Phối hợp, hỗ trợ của khách sạn, phục vụ Đoàn khách trong quá trình ăn uống (nếu có).

2. YÊU CẦU TUYỂN DỤNG

- Tốt nghiệp Đại học Chuyên ngành Quản lý Khách sạn, Du lịch/Kinh tế hoặc tương đương

- Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm công tác đối ngoại, ngoại giao hoặc trong môi trường khách sạn, hiểu rõ cách thức hoạt động của khách sạn cũng như các bộ phận trong khách sạn