MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC

Thực hiện công tác chăm sóc khách hàng theo đúng chức năng, nhiệm vụ; đảm bảo hỗ trợ Cư dân/Khách hàng tuân thủ các quy định, nội quy khu biệt thự và sử dụng các tiện ích, dịch vụ theo đúng quy trình.

Tiếp nhận, ghi nhận, cập nhật và phối hợp xử lý các yêu cầu, phản ánh, lỗi và khiếu nại của Cư dân/Khách hàng một cách chính xác, nhanh chóng và kịp thời; góp phần duy trì mức độ hài lòng và nâng cao chất lượng dịch vụ, hình ảnh vận hành khu biệt thự.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Tiêu chuẩn dịch vụ chung (10%)

Hiểu rõ và tuân thủ tuyệt đối các Tiêu chuẩn, Nội quy, Quy trình, Hướng dẫn công việc (HDCV) và các quy định liên quan đến chức danh và phạm vi vận hành khu biệt thự.

Nắm rõ thông tin khu biệt thự đang quản lý: quy mô dự án, số lượng căn, phân khu, tiện ích – cảnh quan, hệ thống chiếu sáng – tưới tiêu, tuyến đường, dịch vụ nhà thầu.

2. Thực hiện công việc chuyên môn chăm sóc khách hàng (35%)

Kiểm soát hằng ngày việc nhập liệu thông tin Cư dân/Khách hàng trên phần mềm, đảm bảo đúng – đủ – kịp thời.

Thực hiện lưu trữ hồ sơ, tài liệu liên quan đến Cư dân/Khách hàng theo quy định.

Định kỳ xuất dữ liệu các đầu việc tồn đọng/đến hạn để phối hợp các bộ phận liên quan cập nhật kết quả và phản hồi cho Cư dân/Khách hàng.

Phối hợp xử lý các yêu cầu sửa chữa, bảo hành hệ thống trang thiết bị thuộc phạm vi Ban Quản lý; hướng dẫn Cư dân thực hiện các thủ tục thi công, cải tạo nhà ở.

Thực hiện công tác bàn giao nhà cho Khách hàng theo yêu cầu.

Phối hợp các bộ phận liên quan xử lý các sự cố phát sinh tại khu biệt thự (an ninh, cảnh quan, hạ tầng kỹ thuật…).

Soạn thảo thông báo, thư phúc đáp, công văn phản hồi các kiến nghị của Cư dân/Khách hàng, trình Trưởng Ban Quản lý.

Phối hợp với bộ phận kế toán gửi thông báo phí quản lý và các khoản phí dịch vụ khác đến Cư dân/Khách hàng.

Nắm bắt thông tin về các đối tác, nhà thầu hợp tác với Ban Quản lý để hỗ trợ và phối hợp triển khai công việc.

Hiểu và cập nhật các dịch vụ bên ngoài khu biệt thự nhằm kịp thời giải đáp, cung cấp thông tin và hỗ trợ Cư dân/Khách lưu trú.

3. Checklist, phối hợp kiểm soát vận hành (35%)

Hằng ngày kiểm tra khu vực quản lý theo checklist: cảnh quan, cây xanh, vệ sinh tuyến đường – vỉa hè – công viên, an ninh tuần tra, tiện ích chung; đảm bảo chất lượng dịch vụ của nhà thầu.

Kiểm soát công việc của lễ tân (nếu có) và các nhà thầu vận hành, đảm bảo hoạt động khu biệt thự hiệu quả, không tồn đọng.

Phối hợp cơ quan chức năng và các bộ phận liên quan trong công tác kiểm soát nhân khẩu, hoạt động lưu trú – kinh doanh trong khu biệt thự.

Nhận diện rủi ro vận hành và đề xuất giải pháp phòng ngừa/xử lý (an ninh, cháy nổ, an toàn cảnh quan – hạ tầng).

Tiếp nhận, xử lý các ý kiến/yêu cầu của Cư dân/Khách hàng (đơn kiến nghị, góp ý, phản ánh trên mạng xã hội…) theo đúng quy trình; báo cáo Trưởng BQL đối với các vấn đề tiềm ẩn rủi ro hoặc sự cố nghiêm trọng.

Theo dõi, kiểm soát và thực hiện thu hồi công nợ; đề xuất phương án xử lý nợ xấu.

Xây dựng bộ câu hỏi khảo sát, triển khai lấy ý kiến Cư dân/Khách hàng về dịch vụ; tổng hợp báo cáo và đề xuất cải thiện chất lượng vận hành.

4. Phát triển cộng đồng (10%)

Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với Cư dân/Khách hàng, Ban Quản trị (nếu có).

Phối hợp triển khai các chương trình chăm sóc cộng đồng: hội nghị khu dân cư, sự kiện tri ân, hoạt động Lễ – Tết, khảo sát cư dân nhằm gia tăng trải nghiệm và hình ảnh Tập đoàn.

5. Đào tạo và phát triển (5%)

Tham gia đầy đủ các chương trình đào tạo bắt buộc theo quy định của Tập đoàn.

Chủ động học hỏi, nâng cao chuyên môn; hoàn thành chỉ tiêu số giờ đào tạo hằng năm.

6. Công việc khác (5%)

Thực hiện các công việc khác theo phân công của lãnh đạo.

Đề xuất các giải pháp, ứng dụng hệ thống quản trị thông tin phù hợp với mô hình hoạt động của bộ phận.

• YÊU CẦU CÔNG VIỆC
• Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên các chuyên ngành: Du lịch, Quản lý khách sạn, hoặc ngành liên quan.
• Kinh nghiệm: Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
• Kiến thức chuyên môn: Am hiểu về dịch vụ khách hàng trong lĩnh vực quản lý vận hành bất động sản hoặc dịch vụ cao cấp.
• Kỹ năng bắt buộc:
• Sử dụng tốt các phần mềm văn phòng (Word, Excel, Outlook…).
• Kỹ năng giao tiếp, xử lý khiếu nại chuyên nghiệp.
• Kỹ năng làm việc nhóm, phối hợp liên phòng ban hiệu quả.
• Giao tiếp tiếng Anh ở mức cơ bản là một lợi thế.
• Phẩm chất cá nhân:
• Trung thực, chủ động, nhanh nhẹn, tinh thần phục vụ cao.
• Chịu được áp lực và sẵn sàng học hỏi để phát triển nghề nghiệp.
• QUYỀN LỢI
• Hưởng thu nhập cạnh tranh, hấp dẫn theo năng lực của bản thân
• Thưởng tháng 13 và thưởng cuối năm theo thành tích công việc
• Được đóng bảo hiểm đầy đủ theo quy định và bảo hiểm sức khỏe Sun Care 24/7
• Được ưu đãi đặc biệt khi sử dụng dịch vụ trong hệ sinh thái của Sun Group trên toàn quốc như: Sun World, Sun Hospitality, Bệnh viện Mặt trời... cho bản thân và gia đình theo chế độ dành cho CBNV
• Hưởng chính sách Thâm niên, An cư lạc nghiệp – cấp nhà ở cho CBNV (100% giá trị)
• Được đào tạo nâng cao nghiệp vụ, cơ hội phát triển nghề nghiệp
• Được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, năng động và hiệu quả