MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Hành chính

- Cập nhật và duy trì tất cả các sổ sách ghi chép, cùng với hồ sơ Cư dân/ khách thuê/ khách hàng và chia sẻ trong nội bộ Ban Quản lý tòa nhà.

- Tiếp nhận ý kiến, phản hồi từ Cư dân/ khách thuê/ khách hàng và báo cáo tới Trưởng bộ phận.

- Thay mặt khách thuê nhận hàng hóa được gửi tới khi khách thuê vắng mặt.

- Tổng hợp các hoạt động/ sự cố xảy ra trong mỗi ca trực và báo cáo tới ca trực tiếp theo, tới TBP.

- Tiếp đón khách hàng đến làm việc và thông báo, sắp xếp gặp gỡ với các bộ phận.

- Trực, nhận và chuyển cuộc gọi của cư dân/ khách thuê đến các bộ phận liên quan theo yêu cầu công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả và chuẩn mực; Chuyển cuộc gọi cho người hoặc bộ phận liên quan khi nhận được yêu cầu theo quy định; Hỗ trợ thông tin cần thiết cho cư dân/ khách thuê khi được yêu cầu theo quy định.

- Tiếp nhận và hỗ trợ khách hàng đăng ký thông tin khi cần như: Đăng ký thi công, đăng ký mang hàng hóa ra vào....; Lưu trữ, theo dõi và cập nhật hồ sơ và thông tin về khách thuê cho bộ phận CSKH.

- Thực hiện theo dõi cấp phát/hủy thẻ xe, thẻ ra vào của khách hàng theo quy định, kiểm soát chặt chẽ, tránh thất thoát.

- Tổng hợp, theo dõi thực hiện các công việc hành chính (in ấn hồ sơ giấy tờ cần thiết cho các bộ phận, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ tại quầy lễ tân); nhận và chuyển thư tín cho các bộ phận trong Ban Quản lý.

- Thực hiện các công việc nhân sự, hậu cần theo sự phân công của Trưởng bộ phận BQL: chấm công bộ phận, soạn công văn, tổng hợp báo cáo các bộ phận.

- Đảm bảo vấn đề vệ sinh chung khu vực làm việc.

- Luôn giữ thái độ thân thiện và vui vẻ với khách hàng trong công việc.

- Thực hiện các công việc theo phân công của Trưởng bộ phận CSKH/ GĐ BQL.

Vận Hành

- Thực hiện ca trực tại quầy Lễ tân theo lịch trực.

- Đảm bảo quầy Lễ tân/ tiền sảnh luôn có nhân viên phục vụ trong thời gian vận hành.

- Thực hiện những yêu cầu của Cư dân, khách thuê, đồng thời ghi chép lại vào báo cáo ngày.

- Giải đáp những thắc mắc của Cư dân, khách thuê về cơ sở vật chất cũng như về những sự kiện hàng ngày tại tòa nhà.

- Có đủ kiến thức để tiếp thị các dịch vụ của tòa nhà.

- Hỗ trợ trong việc viết và duy trì hồ sơ Cư dân, khách thuê.